第一章 总 则

　　第一条 为进一步加强本公司档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案在企业建设和发展中的作用，更好地为公司各项工作服务，根据国家有关规定《建设工程文件归档范围》（GB/T50328-2014）和洞庭房地产公司的有关规定，结合公司实际情况，制定本办法。

　　第二条  公司档案是指公司各部门或个人在生产经营和管理等各项工作中形成的具有现实查考使用价值和历史研究价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。

　　第三条 公司档案是公司管理工作的重要组成部分，是衡量公司管理水平的重要标志，也是维护公司合法权益和历史面貌的重要依据，公司将档案工作纳入公司整体发展规划和工作计划，列入领导议事日程，加强对档案工作的领导，在布置、检查、总结、验收公司各项工作的同时，同步进行档案工作的布置、检查、总结和验收。

　　第四条 公司档案实行统一管理、集中保存的原则，确保档案的完整、系统、安全和有效利用。

　　第二章 领导体制、机构和人员

　　第五条 公司在总经理统一领导下做好档案工作，明确一名副总经理分管档案工作，并建立综合档案室。

　　第六条 综合档案室既是公司档案工作的职能管理部门,又是收集保存和提供利用档案为公司各项工作服务的机构。

　　综合档案室归口公司总经办管理。

　　综合档案室的基本任务是：

　　(一)贯彻执行党和国家关于档案工作的法律法规、方针政策，制订并组织执行本公司档案工作规章制度和规划、计划；

　　(二)指导、监督各生产、管理部门做好各类文件材料的形成、积累、整理归档工作，并参与公司产品定型、工程竣工验收和设备开箱验收活动，确保各类文件材料的及时准确完整归档；

　　(三) 集中统一管理公司的各类档案及有关资料，维护档案的完整，确保档案实体与信息的安全；

　　(四) 编制档案检索工具及有关参考资料，积极开展档案利用工作，为公司各项工作服务；

　　(五) 定期组织有关人员对已超过保管期限的档案进行鉴定，提出存毁意见，并做好存毁工作。

　　第六条 认真选配专职或兼职的档案工作人员，并保持相对稳定，因工作需要必须调动或者档案工作人员辞职时，坚持先配后调（辞），及时办理交接手续。档案工作人员必须政治表现好，事业心强，身体健康，热爱档案事业，遵纪守法，熟悉公司工作，具有大专以上文化程度，具备档案业务知识、计算机管理知识和一定的科学文化知识。档案工作人员必须参加档案行政管理部门的培训并取得上岗资格才能上岗。

　　第七条 档案工作人员(含兼职人员)属专业技术人员，按国家有关规定，实行专业技术职务聘任制，享受与其他专业技术人员同等的福利待遇。

　　第三章 经费、库房和设备

　　第八条 档案工作所需经费列入公司预算，保障档案工作必需的设施设备装具购置经费及办公经费。

　　第九条 根据档案保存的需要，落实和保证档案用房，档案专用库房应至少能容纳15年内形成的档案资料，必须符合档案管理要求，做到防火、防盗、防虫、防鼠、防尘、防潮、防高温、防强光、防有害气体；配备档案管理专用电脑和专业软件；逐步做到档案工作办公、阅览、库房三分开。

　　第四章 文件材料的整理归档

　　第十条 建立文件材料归档制度，并将归档工作纳入各部门和管理、科研、生产建设人员的职责范围，做到每项重要的工作和活动都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。

　　第十一条  实行文件材料由形成部门立卷的制度，各部门安排一名兼职档案人员负责本部门文件材料的收集、整理归档工作。按照文件材料的自然形成规律，保持其内在联系，加以系统整理后，在规定时间内移交档案室集中管理。

　　第十二条  凡是在公司各项工作活动中形成的具有保存、查考利用价值的各种门类与载体的文件材料，均属归档范围。包括：

　　㈠ 反映本公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；

　　㈡ 本公司工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；

　　㈢ 本公司需要贯彻执行的各级党政机关的文件材料；下属单位报送的重要文件材料；

　　㈣ 其他对本公司工作具有查考价值的文件材料。

　　具体归档范围另行制订。

　　第十三条   归档时间及整理应符合以下要求：

　　（一）管理类文件材料，由形成部门负责收集，在次年的三月底以前移交档案室按照《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015)进行整理归档。

　　（二）科技文件材料由相关科技人员依据《科学技术档案案卷构成的一般要求》进行整理。工程类文件材料在工程竣工后，三个月内移交档案室；基建类文件材料在工程项目竣工后两个月内向档案室移交；设备类文件材料在开箱验收后由参加验收的档案人员及时整理归档，设备检修形成的文件材料在检修完成验收后归档。

　　（三）会计类文件材料由会计人员按照《会计档案管理办法》随时整理立卷，在会计年度终了后由财会部门保管一年，然后向综合档案室移交；

　　（四）职工类由人事管理人员按照《企业职工档案管理工作规定》随时收集、整理。

　　（五）录音带、录像带、照片及底片、胶片等载体形式的文件材料，由相关人员依据《照片档案管理规范》、《磁性载体档案管理与保护规范》的要求随时整理归档。

　　（六）在OA、CAD、CAM等系统中形成的电子文件材料由相关管理人员依据或参照《电子文件归档与管理规范》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》等随时整理归档。

　　（七）在职工个人管理工作中形成的文件材料依据《职工档案管理办法》的要求进行整理。

　　第十四条 归档的文件材料必须质地优良、字迹清楚、书写工整、声像清晰、签署完备，制成材料和字迹材料、整理质量都要符合有关规范和标准要求，特别注意禁用铅笔、圆珠笔、彩色笔和复写纸、热敏纸等不耐久的书写材料。

　　第十五条 公司工作人员在其从事生产、科研和管理等职务活动中形成的各种载体、形式的文件材料，必须按照规定向本公司档案部门移交，实行集中管理，任何个人不得据为己有或拒不归档。

　　第五章 档案管理与利用

　　第十六条 建立健全档案管理规章制度，包括归档、借阅、统计、保密、鉴定销毁、库房管理等制度以及各类文件材料的归档范围和保管期限表。

　　第十七条 综合档案室对接收和收集的档案进行科学分类、编号和排列，编制必要的检索工具；对档案的收进和移出情况、档案数量、档案利用等情况进行统计，建立档案工作基本情况统计台账。

　　第十八条 综合档案室对保管期限已满的档案进行鉴定。成立由档案室和业务部门有关人员参加的鉴定小组，提出鉴定意见，对失去保存价值的档案进行登记造册，报公司法定代表人审批同意后，在指定地点由有关人员监销，监销人在销毁清册上签字。未经公司领导批准，不得销毁任何档案。

　　第十九条 档案工作人员负责档案库房管理工作。要搞好档案防护，确保档案安全。对所存档案资料定期进行检查。遇有特殊情况，应立即向公司领导报告，及时处理。对已破损和字迹褪色的档案，应及时修复或复制。

　　第二十条  综合档案室所保存的档案主要供本公司利用，档案工作人员要做好保密工作，特别要注意加强对知识产权档案和涉及商业秘密档案的管理。

　　第二十一条 公司必须为政府有关部门、司法机关依法执行公务提供真实、准确的档案。其他单位或个人需查阅时，应持单位介绍信或个人有效证件，经公司主管领导批准，方可查阅。

　　第六章 奖励与处罚

　　第二十二条 建立健全档案工作检查考核和评估制度，对工作优秀、成绩突出的档案工作人员和有关人员给予表彰奖励。

　　第二十三条 建立档案工作责任追究制度，对不按规定归档而造成文件材料损失的，或对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者，依法依规进行处理。违反档案法律法规的，由公司报告本地档案行政管理部门查处。

　　第七章 附 则

　　第二十四条 本办法自发布之日起施行。

　　第二十五条 本办法由公司总经办负责解释。